Overview In dieser Vertragsrolle unterstützen Sie das kommerzielle Immobilien-Team vor Ort bei der reibungslosen täglichen operativen Abwicklung. Sie arbeiten in einem schnellen Umfeld, tragen zu ordnungsgemäßer Dokumentation, Finanzverfolgung und Ansprechpartnerfunktion gegenüber Mietern und Anbietern bei. Die Position fokussiert auf administrative Unterstützung, Koordination von Verträgen und servicebezogenen Prozessen, um eine effiziente Immobilienverwaltung sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, um Prioritäten zu setzen und operative Abläufe zu optimieren. Diese Gelegenheit bietet praktischen Einfluss auf das Tagesgeschäft in einer dynamischen Property-Management-Umgebung.
Responsibilities- Tägliche administrative Unterstützung mit Outlook, Excel und Word zur Organisation der Immobilienabläufe
- Mitwirkung bei Forderungsmanagement und Pflege genauer Finanzunterlagen
- Prüfung von immobilienbezogenen Compliance-Dokumenten und Aufrechterhaltung von Standards und Aufzeichnungen
- Koordination von Serviceverträgen und Pflege von Vertragsunterlagen für Anbieter und Gebäudedienstleistungen
- Anlaufstelle für Mieter und Lieferanten, Beantwortung von Anfragen und Lösung routinemäßiger Probleme
- Priorisierung mehrerer Anfragen und Unterstützung des Bedarfs eines stark frequentierten Immobilienbetriebs
- Unterstützung der Immobilienverwaltungsabläufe durch Aktualisierung von Datensätzen und Eingabe von Informationen in Arbeitsaufträge- oder Property-Management-Systeme
Key requirements- Profi im Umgang mit Outlook, Excel und Word
- fundierte organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement
- starke kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Erfahrung im Forderungsmanagement/Finanzaufzeichnungen ist von Vorteil
- vertrautheit mit Arbeitsaufträgen oder Property-Management-Systemen ist wünschenswert
- Bereitschaft zur Vor-Ort-Arbeit für ca. 60 Tage
- fähige Priorisierung mehrerer Aufgaben in einer geschäftigen Immobilienumgebung
- organisatorische Fähigkeiten
- effektive Kommunikation
- kundenorientierung
- Outlook
- Excel
- Word
